Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp | Tổng hợp những câu nói hay nhất trên đời

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động PR, quảng bá thương hiệu có quy mô và được đầu tư nhất. Một sự kiện thành công sẽ giúp lan tỏa mạnh mẽ, nâng tầm thương hiệu trong mắt công chúng, quan trọng nhất là tăng số lượng khách hàng và doanh thu cho doanh nghiệp. Vậy làm sao để tổ chức sự kiện thành công mỹ mãn? Rất đơn giản bạn chỉ cần lưu ý một số điều sau đây.

I. Trước tiên, bạn cần phải biết tổ chức sự kiện là gì?

• Sự kiện là sự việc tiêu biểu, quan trọng diễn ra trong cuộc sống. Đơn giản nhất là các hoạt động sinh nhật, đám cưới,… Các hoạt động mang tầm cỡ quốc gia như các cuộc thi hoa hậu, thể thao, buổi lễ gặp mặt đầu năm,… Đặc biệt, phổ biến nhất là các hoạt động thương mại, marketing doanh nghiệp như hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…
• Tổ chức sự kiện là một chuỗi các hoạt động, bắt đầu từ việc hình thành ý tưởng đến tổ chức, kết thúc sự kiện. Được thể qua các hình thức chính như hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc,… trong các lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh,… Mục đích là truyền đi thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn gửi đến công chúng.
• Bạn có thể tìm hiểu thêm các thể loại tổ chức sự kiện tại đây.

II. Để tiến hành một sự kiện, cần nắm chắc quy trình tổ chức sự kiện

Giai đoạn 1: Chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra.

Đây là giai đoạn vô cùng quan trọng, giúp bạn định hình, lên ý tưởng một cách tổng quan về cả quá trình diễn ra sự kiện.

• Xác định mục đích của sự kiện: khai trương, ra mắt sản phẩm, gặp mặt khách hàng,.. Sau đó lựa chọn hình thức phù hợp như hội thảo, triển lãm, cuộc thi giải trí, tiệc tùng,…
• Xác định đối tượng mục tiêu mà sự kiện hướng đến: Thành phần tham dự, số lượng khách hàng
• Nghiên cứu các yếu tố quyết định việc tổ chức sự kiện như ngân sách, nguồn nhân lực,… Từ đó lên ý tưởng, lập kế hoạch cụ thể xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện, phân công nhiệm vụ, lựa chọn địa điểm, thời gian, quy trình diễn ra sự kiện,…
• Tiến hành trang trí, lắp đặt sự kiện.
• Truyền thông, quảng bá thông tin sự kiện đến công chúng, khách hàng một cách trực tiếp và trên các phương tiện truyền thông đại chúng.

Giai đoạn 2: Thực hiện sự kiện.

Sau khi lên kế hoạch chi tiết, lắp đặt sự kiện, truyền thông đến các đối tượng công chúng. Bạn cần tiến hành tổ chức sự kiện.

• Chuẩn bị đầy đủ các vật dụng thiết yếu như bàn ghế, đồ ăn, nước uống, nguồn nhân lực trước khi tiến hành sự kiện.
• Ổn định tổ chức, khách mời và khai mạc sự kiện.
• Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện. Phối hợp nhuần nhuyễn các hoạt động trên sân khấu và công việc chuẩn bị phía sau cánh gà như âm thanh, ánh sáng, hình ảnh.
• Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
• Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

Giai đoạn 3: Sau khi kết thúc sự kiện.

• Tháo dỡ sân khấu, vận chuyển đồ đạc về kho và có kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng các vật dụng tái sử dụng
• Quyết toán, giải quyết chi phí, thêm bớt trong quá trình diễn ra sự kiện
• Họp bàn để rút kinh nghiệm: Tổng kết, báo cáo về những thành công, thiếu sót trong quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
• Lan tỏa rộng rãi thông tin sự kiện lên các kênh truyền thông đại chúng.

III. Vai trò của tổ chức sự kiện của doanh nghiệp đối với hoạt động kinh doanh.

• Tổ chức sự kiện có vai trò tạo sự thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến. thông qua các hoạt động PR, marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu…
• Cũng có lúc tổ chức sự kiện giữ vai trò rất đơn giản, đó là: bán hàng, hội họp, giải trí lễ kỷ niệm, tiệc tân niên, gala dinner
• Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.
• Doanh nghiệp tổ chức sự kiện (event) chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

IV. Những lưu ý quan trọng nhất để tổ chức sự kiện thành công

Thông thường, các đơn vị tổ chức sẽ có khá nhiều điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Bởi để có một sự kiện thành công, bạn phải chuẩn bị rất nhiều thứ. Bạn không thể để sự kiện bị phá hỏng chỉ vì một vài lý do nhỏ nhặt. Vì thế, nếu muốn tổ chức sự kiện, bạn hãy đọc những lưu ý sau nhé!

1. Nhân sự

• Nhân sự là yếu tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện bởi nhân sự giống như dòng máu chảy trong cơ thể vậy. Nhân sự có tốt thì sự kiện mới diễn ra suôn sẻ. Hệ thống nhân sự ở đây chính là nội bộ, phòng ban, cộng tác viên, outsource,…

2. Kế hoạch tổ chức sự kiện

• Khi tổ chức một sự kiện, bạn cần nên kế hoạch từ trước. Bạn hãy đưa ra nhiều phương án khác nhau và chọn phương án tối ưu nhất. Bạn cần đưa ra lịch trình cụ thể, sắp xếp vị trí của đội hình nhân viên phục vụ sao cho hợp lý nhất, khách mời ngồi ở đâu, MC nên đứng chỗ nào, các tiết mục văn nghệ diễn ra vào khoảng thời gian nào với đội hình ra sao,… Ngay cả âm thanh, ánh sáng cũng phải thật hoàn hảo từ buổi diễn tập.

3. Địa điểm tổ chức sự kiện

• Địa điểm cũng là một vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Bạn phải chọn địa điểm ở vị trí trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc đi lại. Cơ sở vật chất, an ninh ở đó phải đảm bảo. Nhân viên chuyên nghiệp. Dịch vụ tốt. Đặc biệt là phải có chỗ để xe cho khách mời tới tham dự sự kiện.
• Bạn cũng cần chú ý tới sức chứa của địa điểm tổ chức. Sức chứa của địa điểm phải cân đối với số khách mời tham dự để tránh trường hợp thừa chỗ hoặc thiếu chỗ.

4. Hệ thống âm thanh ánh sáng

• Nhiều người khi tổ chức sự kiện đã gặp phải một số vấn đề như ánh sáng chập chờn, bóng đèn cháy, hỏng; âm thanh không ổn định, tậm tịt, quá nhỏ hoặc chói tai,… khiến sự kiện thất bại. Chính vì thế, khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải chú ý tới hệ thống âm thanh và ánh sáng. m thanh phải trong trẻo, rõ ràng, chất lượng. Còn ánh sáng phải thật chất lượng, rõ nét và hoàn hảo.

5. Đối tác thực hiện chương trình.

• Khi tổ chức sự kiện, bạn cũng có thể hợp tác hoặc thuê ngoài một số đơn vị như F&B, thợ ảnh, quay phim,… Vì thế, bạn cần quan tâm tới các đơn vị này để phối hợp sao cho đồng bộ. Bạn nên thống nhất trước với họ về giờ giấc, vị trí, cách thức hoạt động ra sao cho thuận tiện nhất. Cần ký hợp đồng trước với các đơn vị này để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất, tránh tình trạng đến giờ mà chẳng thấy đâu, khi lỗi, hỏng không có ai chịu trách nhiệm.

Tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ chóng mặt khi nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp, công ty ngày một gia tăng. Nhu cầu tổ chức những sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, chăm sóc khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, các cuộc thi lớn như: tiếng hát truyền hình, hội thao, hội thảo, triển lãm… ngày một nhiều, càng chứng tỏ vai trò quan trọng của tổ chức sự kiện đối với các tổ chức, doanh nghiệp.

Với những chia sẻ từ bài viết “Tổ chức sự kiện cùng những vấn đề xoay quanh sự kiện” hy vọng bạn đã có được những thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện và có thể đưa ra những lựa chọn sáng suốt khi quyết định công ty tổ chức sự kiện để hợp tác. Chúc các bạn luôn thành công và hồng phát.

Công ty TNHH sự kiện tại Nghệ An chính là một sự lựa chọn tuyệt vời giúp bạn tổ chức sự kiện và giải quyết những lo lắng này. Nếu muốn tổ chức sự kiện tại Sự Kiện Nghệ An, bạn có thể liên hệ:

Công ty TNHH tổ chức sự kiện tại TP Vinh, Nghệ An

Địa chỉ: Tầng 7, toàn nhà VCCI, số 1 đại lộ Lê Nin, phường Hưng Dũng, TP Vinh
Hotline: 0985.747.525
Email: [email protected]
Fanpage: https://www.facebook.com/congtytochucsukientainghean

Kinh Nghiệm Cưới, Tin tức – Tags: Tổ chức sự kiện